Dokumentenmanagement – oder wie ich meine Dateien wiederfinde.

Bilder, Musik, Videos, Textdateien, Bildschirmpräsentationen, Exceldateien. Das sind nur einige der Dateien, die sich auf unseren Computern, Laptops, Tablets und Smartphones befinden. Je länger man ein elektronisches Gerät besitzt, desto mehr Daten besitzt man üblicherweise.

Am Anfang ist es noch einfach, Daten wiederzufinden. Man speichert sie auf dem Desktop, oder in extra angelegten Ordnern. So findet man sie auch schnell wieder. Ist die Speicherung der Daten allerdings ein wenig her, oder die Anzahl der Daten stark angestiegen, dann gestaltet sich das Wiederfinden von einzelnen Bildern, Liedern oder Texten als eine einzige Schatzsuche. Seine Daten deshalb gut zu verwalten ist wichtig.

Dokumentenverwaltung – wie geht das?

Am einfachsten für Sie ist wahrscheinlich Ihre ganz persönliche Art der Dokumentenverwaltung. Anstatt ein neues System zu lernen, welches Ihnen erst in stundenlangen Sitzungen erklärt werden muss, überlegen Sie sich selbst ein System, das Ihnen sinnvoll erscheint.

Dennoch gibt es einige Tipps, wie Sie Ihre Dokumente leicht und übersichtlich verwalten können.

Es ist empfehlenswert, die Daten nach Bildern, Musik, Videos und Texten zu sortieren.

Bilder können anschließend nach Jahr und weiter nach Ereignis sortiert werden. Somit können Sie, selbst wenn Sie sich nicht an das Jahr, in dem das Bild aufgenommen wurde, erinnern, aber an das Ereignis, mit Hilfe der Suchfunktion auf Ihrem Computer, die Suche nach einem Bild stark erleichtern. Das funktioniert auch Vice Versa.

Die Sortierung der Musik ist da schon schwieriger. Sie kann entweder nach CD sortiert werden, sofern Sie Ihre Musik von diesem altmodischen Gebrauchsgegenstand auf den Computer übertragen haben. Lieder können aber auch nach Interpret oder Erscheinungsjahr sortiert werden. Vielleicht fällt Ihnen aber auch eine bessere und übersichtlichere Art der Sortierung ein.

Da die meisten Menschen aus platztechnischen Gründen nicht zu viele Videos auf der Festplatte ansammeln, ist es einfacher, die Übersicht zu behalten. Videos kann man einfach nach Genre oder Erscheinungsjahr ordnen. Wer sich die Filme allerdings nur wegen der mitwirkenden Schauspieler ansieht, der sollte wohl eher nach dem Cast ordnen.

Das Schwierigste zum Schluss: Die Textdokumente. Tipps hierzu zu geben ist schwierig, denn eine Sortierung hängt von der Art und den Themen der Dokumente ab. Professionelle Dokumente können nach Kunden oder Arbeitsbereich abgelegt werden. Schulische Dateien können nach Fach oder Modul unterschieden werden. Dennoch gibt es so viele Bereiche, in denen man alle Arten der Textdokumente benötigt, dass es keinen universellen Tipp gibt außer: Überlegen Sie sich Ihr eigenes System!

Das managen von Dokumenten ist wichtig, damit Sie Ihre Daten schneller wiederfinden und Ihre Zeit nicht mit Suchen vergeuden. Damit Sie sich Ihr System besser merken und es verstehen, denken Sie es sich selbst aus. Viel Glück.

Bildquelle: StasiaLuera259 / Flickr.com

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